1

Előzetes kérdések

2

Önellenőrző teszt

3

Teszteredmény és tanácsok

%-os eredmény

Sajnos nem értél el elegendő pontszámot!
A tesztben elért pontjaid alapján úgy tűnik, még van mit javítanod vállalkozásod működésében. Sok sikert, és várunk vissza!

Tanácsaink

1. Cégvezetés

Érdemes meghatározni az üzleti céljaidat és akár írásba is foglalni az átlátható működés melletti elkötelezettségedet. Egy előzetes kockázatértékelés sokat segíthet. Itt találsz egy vállalati kockázatelemezési mintát. Az átláthatósággal kapcsolatos törekvéseidet is fontos meghatározni mielőbb, és a munkavállalóid, az üzleti partnereid számára is elérhetővé tenni. Ha bármi veszélyezteti a helyzetet, a legjobb út, ha kommunikálsz róla. Ha hosszabban szeretnél olvasni arról, mit gondol a Transparency International az átlátható üzletpolitikáról, itt találsz róla egy részletes útmutatót. Hogy minden újonnan csatlakozó kolléga számára könnyen hozzáférhetőek legyenek a céges értékeitek, érdemes végiggondolni és leírni őket, és bárki számára elérhetővé tenni. Ha szükségesnek érzed, ez lehet akár egy mindenki által aláírt etikai kódex. Erre is találsz mintát, itt. A Transparency International által ajánlott információk listája, amelyeket lényeges lenne feltüntetni a cég honlapján. Az első három pont praktikus, ha angolul is elérhető:

  • A vállalat hivatalos neve, székhelye, postai címe, telefon- és faxszáma, elektronikus levélcíme
  • Szervezeti felépítés a szervezeti egységek megjelölésével (esetleg szervezeti ábra) és vezetőinek megnevezésével
  • Ha van, etikai (vagy magatartási) kódex közzététele, minimálisan a legfontosabb alapelvek közzétételével
  • Ha rendelkezel vele, tedd ki a korrupcióellenes és vesztegetésellenes irányelveket. Antikorrupciós mintaszabályzatot itt találsz. )
  • Ha van bejelentő védelmi mechanizmus, azt is feltüntetheted
  • A menedzsment tagjainak szakmai önéletrajza
  • Vállalati támogatások összesített, táblázatos formában történő megjelenítése
  • A közbeszerzési eljárás alapján megkötött szerződések letölthető formában történő megjelenítése
  • A CSR tevékenységek megnevezése, adott támogatások összege és kedvezményezettje
  • A beszerzési szabályzat az alapelvek feltüntetésével
  • Információ éves külső auditról (ha van ilyen nálatok)
  • Küldetés, vízió, stratégia feltüntetése
  • A vállalat céljainak leírása, azok megvalósulásáról történő beszámoló

A céges megjelenés a honlapon túl jól kiegészíthető a közösségi médiában. Pl: Facebook, LinkedIn, Tumblr, Instagram, Google Plus, Twitter, Flickr YouTube, FourSquare, stb.

Iparágtól, cégmérettől és üzleti környezettől függően érdemes értékelni azokat a lehetséges helyzeteket, amelyek a cég működésében komoly fennakadást okozhatnak. Egy bútorkészítő vállalat számára kockázatot jelent, ha egy országban bizonytalan a közlekedés és nem érkezik meg az alapanyag. Egy biztosítónál az ügyfelek adatainak kiszivárgása jelentheti az egyik legnagyobb problémát.

Ha nem ismered a kockázataidat, nem tudsz a cégedre szabott megelőzési rendszert kialakítani. Az üzleti környezet változásával változnak a kockázatok is, ezekre akkor tudsz jól reagálni, ha évente végiggondolod, mi okozhatja a legnagyobb problémát a vállalatod működése számára.

A piaci versenyképesség fenntartásához elengedhetetlen a konkurens cégek ismerete is. Érdemes tudnod, honnan szerzik a forgalmukat, hogyan állítják elő a terméküket, hogyan és hol hirdetnek, milyen új ötleteik vannak.

2. Munkatársak

A teljesítményértékelés az egyéni és szervezeti célok meghatározása, összehangolása mellett lehetőséget ad az egyéni fejlesztés, az erősségek és a fejlesztendő területek beazonosítására is, ami sokat segíthet a motiváció növelésében. A 360 fokos értékelés lehetőség, hogy a munkavállaló minden irányból kapjon visszajelzést a munkájáról, a menedzserétől, a vele azonos szinten lévő kollégáitól és a beosztottjaitól is. Így jóval részletesebb képet kap viselkedéséről, szakmai erősségeiről és lehetséges szakmai fejlődési irányokról.

A jó munkaerő olyan helyet keres, ahol a munkájára tud koncentrálnia és nem azon kell agyalnia, mikor kerül a cég nehéz pénzügyi helyzetbe. A jó, értékteremtő szakembereket csak úgy tudod megtartani, ha megfelelő pénzügyi feltételeket biztosítasz számukra. Feketén foglalkoztatott munkaerőt nem tudsz számonkérni, ha nem vagy hibásan teljesít. Mindemellett a jó szakemberek általában nem vállalják az ezzel járó kockázatot.

Ha nem emeled a munkavállalóid bérét évente legalább az infláció mértékével, a munkavállalóid fizetése relatíve csökkenni fog – nehezebb ugyanolyan teljesítményt elvárni tőlük.

Ha sikerül olyan cégkultúrát kialakítani, amiben az alkalmazottak biztonságban érzik magukat, elmondhatják a véleményüket, bátran adhatnak és kérhetnek visszajelzést a munkájukról, akkor elkötelezettebbek lesznek és tovább maradnak a cégnél.

Ha elégedettek a munkatársaid, könnyebben és gyorsabban találsz új munkatársakat is. Az elégedett dolgozók motiváltabbak és hosszabb ideig maradnak a cégnél. Figyelj a munkatársaid motivációira, beszélgetéseken keresztül ismerd meg munkatársaid mozgatóit.

A rugalmas munkaidő: keret és tér biztosítása egyre fontosabb. Az Y és Z generáció esetében szinte elképzelhetetlen, hogy ne alakítsunk ki ilyen munkaterületeket, persze a valós teljesítmény- és eredményelvárások mellett.

A képzési, tanulási lehetőség elengedhetelen vezetői eszköz. A kollégák megfelelő képzése szakmai és vezetői területeken is rendkívüli jelentőségű. Rengeteg módszer létezik, érdemes körülnézni.

A valós teljesítmény mérése nehéz, de fontos, hogy ténylegesen ez alapján differenciáljunk, mert így lehet igazságosan jutalmazni a teljesítményt, az értékteremtést.

Ha a munkatársak azt érzik, hogy bevonják őket a döntéshozatali folyamatokba, sokkal inkább magukénak érzik a céget, ami nagy motiváló erővel bír, ha viszont nem értik, hogy mi miért történik körülöttük, az negatív reakciókat és folyamatokat eredményezhet. A munkavállalók motiváltabbak és jobban teljesítenek, ha érzik, hogy van hatásuk a céges folyamatokra, számít a véleményük.

3. Pénzügyek

Adóhátralék esetén a NAV inkasszózhat, aminek nyoma marad. A pénzintézetek zöme nem finanszíroz olyan társaságot, amelynek inkasszója volt az elmúlt 2 évben. Ha a kifizetések nem bizonylat alapján történnek, valós teljesítmények után, a cég könyvelése idővel káosszá változhat. Ebben az esetben a hitel- és pályázatképesség csökken, az adóhatósági szankciónak való kitettség viszont nő.

Az időben történő kifizetés a munkavállalói elkötelezettség egyik alappillére. Persze nem elég a motiváláshoz, de enélkül lehetetlen. A szállítók időben történő kifizetése a win-win helyzet alapja. Hogy várhatnék el jó szolgáltatást attól, akivel én sem vagyok korrekt, ugyanakkor ha korrekt vagyok, az további előnyökkel járhat a partneri kapcsolatban. Az adóhatóság ellenőrizheti a kifizetéseink valóságtartalmát, így annak ellenére sem lesz jogszerű pl. egy üzleti vendéglátás, ha valóban üzleti partnert láttam vendégül, de bizonyítani nem tudom azt. Bár plusz munka és kényelmetlen az adminisztráció, de sok esetben utólag, azaz egy esetleges adóellenőrzés során már nincs lehetőség pótolni, ami komoly anyagi terhet jelent, sőt a társaság elveszítheti az addigi pozitív adós minősítését.

Minden gazdálkodó csak olyan bizonylatot számolhat el költségként, amely a tevékenysége érdekében merült fel, ugyanakkor a számla befogadója azt is köteles ellenőrizni, hogy a számla kibocsátója valós, működő vállalkozás, és hogy valóban a szállító képviselője az, aki a bizonylatot kibocsátotta. Ellenkező esetben a NAV adóhiányt és bírságot állapít meg a számlát befogadó, elszámoló vállalkozásra.

A visszaélések elkerülése érdekében a cégvezető elemi érdeke az egyes pénzügyi funkciók elkülönítése, feltéve hogy nem egymaga végzi a feladatokat. Az egységes és egyértelmű számlázási elvek a számviteli politika és a pénzkezelési szabályzat alapvető eleme, így kötelező a feladat elvégzése, de a cégvezetés érdeke is a megalkotott szabályok következetes betartatása, ellenőrzése.

A KKV-k pénzügyi stabilitásának gyenge pontja gyakran a láthatatlanul elfolyó bevétel. A kettős könyvvitel nélkül vállalkozás nem működhet. Tudnom kell mim van, de azt is, hogy miből.

Már egy pénzügyi alapszoftver mellett is két komoly érv szól. Egyrészt eltűnnek az exceltáblázatok hibalehetőségeiből adódó kockázatok. Továbbá a szoftverek alapparaméterezései és funkciói olyan kimutatásokat tudnak készíteni, amelyek túlnyúlnak a felhasználó igényein, javítva a döntéshozó döntés-előkészítésének minőségét, másrészt a szoftver megismerése és alkalmazása tágítja a döntéshozó látókörét, növeli az igényességét.

Egy külső kontroll – természetesen ha megfelelő szakmaisággal és nem csak a kamarának való megfelelés által motiválva – a gazdálkodó életképességét nagyban javító tényező. De itt is igaz az aranyszabály, miszerint a nem megfelelően elvégzett munka több kárt okoz, mint amennyi hasznot hoz. Abban nem lehet konszenzus, hogy egy vállalkozás a profit hány százalékát forgassa vissza a társaságba, de ennek optimalizálására érdemes törekedni.

4. Üzleti partnerek

A „gentlemen’s agreement” fontos dolog, de az átlátható működés eléréséhez fontos, hogy a céges megállapodásaidat szerződéses formában rögzítsd. Vitás helyzetben praktikus lehet.

Ahhoz, hogy megbízz a beszállítóidban, tudnod kell, kikkel állsz szerződéses viszonyban. Kik a partnereid tulajdonosai, mennyire nyereségesek vagy veszteségesek, milyen a hírnevük üzleti körökben, bejelentik-e a munkavállalóikat, fizetnek-e adót, fenntartható-e a cég hosszú távon.

Fontos lehet, hogy feddhetetlenségi záradékot alkalmazzunk a szerződésekben, hogy ha a másik fél vesztegetési díjat ad vagy fogad el, a szerződés azonnali hatállyal felmondható legyen. A vesztegetés elutasítása önmagában nem sokat ér, ha beszállítóink nem eszerint cselekszenek, éppen ezért fontos, hogy minden érintett fél tisztában legyen az irányelvekkel és a vesztegetésellenes programmal.

A teljesítés igazolása azt a célt szolgálja, hogy a teljesítésre kötelezett pénzkövetelésének esedékességi időpontjában rendelkezzen a követelésének jogosságát alátámasztó igazolással. A másik funkciója, hogy olyan megrendelő esetében (nagyobb gazdálkodók), ahol a teljesítés szakmai elismerése és az ellenérték utalványozása különböző személyek feladata, ott az utalványozó személy rendelkezzen az utalványozás jogosságát alátámasztó, az adott szakmai területről származó igazolással. E funkciók miatt a teljesítésigazolást minimum két példányban szükséges kiállítani.

Az ajándékozással, a vendéglátással és az utazással kapcsolatban ebben a Transparency International által létrehozott mintaszabályzatban találsz részletes útmutatót.